Проводки по розничной выручке и оформление кассовых документов. Правила заполнения приходно-кассового ордера, с примерами Вычет ндс приходно кассовый ордер

Письмо Минфина России
от 20.05.05 № 03-04-11/116

На прошлой неделе в распоряжении редакции оказалось письмо главного финансового ведомства страны от 20.05.05 № 03-04-11/116. В нем Минфин обратил внимание на оформление документов, необходимых для вычета НДС при реализации товаров за наличный расчет.

Налог, который содержит чек

Получить вычет по НДС можно только если налог оплачен продавцу (п. 1 ст. 172 НК РФ). Проблема в том, что некоторые инспекции не возмещают НДС, если к кассовому чеку не приложена квитанция приходно-кассового ордера (ПКО) по этой конкретной сделке. Обоснование такого требования - во-первых, из чека не видно, что именно этот налогоплательщик заплатил за товар. Во-вторых, чек не является основанием для оприходования наличности. И значит, один без квитанции к ПКО он не подтверждает поступления денег за товар.
Минфин в этой ситуации на стороне налогоплательщика. Но только при условии, что в кассовом чеке сумма НДС была выделена отдельной строкой. То, что в этом документе не указано лицо, передающее деньги, не беда. Ведь такое уточнение есть в счете-фактуре.
Для доказательства же факта оплаты достаточно чека. Ведь при наличных расчетах кассовые чеки выдаются в момент оплаты товара (ст. 5 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Значит, получение чека как раз и подтверждает оплату. Так что для вычета НДС оформлять квитанцию к ПКО не обязательно.
Заметим, что МНС России ранее тоже придерживалось такой точки зрения (письмо от 10.10.03 № 03-1-08/2963/11-АЛ268). При этом МНС настаивало на указании в счете-фактуре номера и даты чека.
Но из текста комментируемого письма следует и неутешительный для налогоплательщиков вывод. Если в чеке НДС не выделен, то даже при наличии квитанции к ПКО вычет получить нельзя.
Правильность такого подхода нам подтвердили и непосредственно в Минфине. Логика финансистов здесь следующая. Пункт 4 статьи 168 НК РФ требует, чтобы в первичных учетных документах и счетах-фактурах сумма НДС была выделена отдельной строкой. Министерство приравнивает кассовый чек именно к первичному документу, подтверждающему оплату (письмо от 05.01.04 № 16-00-17/2). Присвоить такой статус квитанции к ПКО Минфин отказывается, так как считает, что этот документ необходим лишь для оформления поступления наличности. А если в первичном документе (чеке) НДС не выделен, то и вычет не положен.

Что первичнее

Позволим себе не согласиться с авторами письма. Во-первых, является ли чек первичным учетным документом, это спорный вопрос. Ведь чек не содержит обязательных реквизитов «первички». Например, наименования должности лица, ответственного за совершение операции, подписи этого лица.
Кроме того, при реализации с применением ККТ первичные документы составляются как раз-таки на основе кассового чека (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утверждено приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Значит, сами чеки первичными документами не являются.
А вот приходно-кассовый ордер не грешит подобными недостатками. Согласно пункту 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40), прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. То есть ПКО - первичный документ, подтверждающий прием денег.
Поэтому его можно признать документом, подтверждающим и оплату товара. А сумма НДС там всегда выделяется. Судебная практика подтверждает такой вывод (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 08.09.04 по делу № Ф09-3634/04-АК, постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.01.05 по делу № А64-1591/04-16).
Во-вторых, даже если НДС в первичных документах не выделен, это не должно влиять на вычет. В статьях 171 и 172 НК РФ нет указания на то, что НДС не возмещается, если нарушены требования пункта 4 статьи 168 НК РФ. Вот если сумма НДС не выделена в счете-фактуре, тогда вычет не положен (п. 2, 5 ст. 169 НК РФ).
Заметим, что мнения судов по поводу вычетов по «первичке», в которой не выделен НДС, разделились. Например, в постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.01.05 по делу № А64-1591/04-16 арбитры посчитали, что выделять НДС обязательно. Но есть и обратная позиция - постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11.01.05 по делу № Ф04-9214/2004 (7506-А27-32).

М.В. Бурехина, эксперт «УНП»

Вот что нашла
Вопрос: Организация розничной торговли осуществляет реализацию товаров, облагаемых налогом на добавленную стоимость (НДС) по ставке 20%. Ведется только суммовой учет реализованных товаров. Может ли организация в данном случае исчислять НДС по расчетной ставке?

Ответ: Да, может при соблюдении определенных условий.
Согласно п. 2 ст. 103 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) сумма НДС исчисляется как произведение налоговой базы и налоговой ставки.
При этом ч. 1 п. 9 ст. 103 НК определено, что плательщики, осуществляющие розничную торговлю и общественное питание, могут производить исчисление НДС по товарам, исходя из налоговой базы и доли суммы НДС по товарам, имеющимся в отчетном периоде, в стоимости этих товаров (с учетом всех налогов, сборов (пошлин) и иных обязательных платежей в бюджет либо государственные внебюджетные фонды, взимаемых при реализации товаров), включая товары, освобожденные от НДС.
Форма расчета НДС исходя из налоговой базы и доли суммы НДС при реализации товаров по розничным ценам приведена в приложении 34 к постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 24.12.2014 N 42 «О некоторых вопросах, связанных с исчислением и уплатой налогов, сборов (пошлин), иных платежей, контроль за исчислением и уплатой которых осуществляют налоговые органы».
Организации, осуществляющие розничную торговлю, могут оценивать приобретенные товары по стоимости приобретения или по розничным ценам (п. 8 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133).
При учете товаров по розничным ценам обобщение информации о торговых наценках (скидках, надбавках) на товары, а также о налогах, включаемых в цену товаров, производится с использованием счета 42 «Торговая наценка». При принятии к бухгалтерскому учету товаров суммы торговых наценок (скидок, надбавок), налогов, включаемых в цену товаров, отражаются по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 42 «Торговая наценка» (ч. 1 и 3 п. 33 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50).
Графы 2 и 3 расчета НДС исходя из налоговой базы и доли суммы НДС при реализации товаров по розничным ценам заполняются на основании данных бухгалтерского учета по счету 42 «Торговая наценка».
При отсутствии отдельного учета сумм НДС, включенных в цену товара, исчисление этого налога при реализации товаров по розничным ценам производится по ставке 20% (ч. 3 п. 9 ст. 103 НК).
Таким образом, организация розничной торговли, реализующая товары, облагаемые НДС по ставке 20%, может производить исчисление данного налога по товарам, исходя из налоговой базы и доли суммы НДС по товарам, имеющимся в отчетном периоде, в стоимости этих товаров, при условии обеспечения ведения учета реализуемых товаров по розничным ценам и отдельного учета НДС, включенного в розничную цену товара.

И.Г.КОРЖОВНИК,
специалист центра
бухгалтерской аналитики
ООО «ЮрСпектр»
24.08.2015

Copyright: (C) ООО «ЮрСпектр», 2015
Исключительные имущественные права на данный
авторский материал принадлежат ООО «ЮрСпектр»

Скачать бланк приходно-кассового ордера (ПКО) вы можете на нашем сайте:

Мы предлагаем вам бесплатно скачать бланк ПКО в 2 наиболее распространенных файловых форматах — Word и Excel. При этом в Excel представлен уже заполненный бланк, расположенный ниже.

Однако скачать приходный кассовый ордер — это еще не все, следует удостовериться в том, что это актуальная форма документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера

На нашем сайте вы можете скачать бланк ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.

Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).

Как заполнять бланк ПКО

Скачать бланк приходного кассового ордера — это первый этап задачи, а следующим шагом будет корректное заполнение данного документа. Заполненный образец ПКО может выглядеть так:

Приходный кассовый ордер может быть оформлен на бумаге либо с применением технических средств - данные вносятся на компьютере, затем ПКО распечатывают и подписывают. Кроме того, приходник может быть оформлен в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. В таком случае ПКО подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).

Заполненный образец приходного кассового ордера вы можете распечатать и разместить на рабочем столе кассира вместе с инструкцией по его заполнению, которую мы приведем ниже.

Заполнение бланка ПКО: нюансы

Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.

Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.

Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.

Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.

Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.

Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае - соответствующий размер НДС.

В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).

Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.

См. также материал Печать не является обязательным атрибутом первички » .

Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме).
Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заполняете ПКО в электронном виде и подписываете электронной подписью, то квитанцию вносителю денежных средств вы можете отправить по его просьбе на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).

С 19.08.2017 кассир может выписать общий приходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму поступлений денежных средств, подтвержденную фискальными документами - кассовыми чеками и БСО онлайн-кассы (п. 4.1 указания № 3210-У).

Итоги

Приходный кассовый ордер - первичный документ, оформляемый на бланке унифицированной формы КО-1. ПКО заполняется при поступлении денежных средств в кассу, может иметь как бумажную, так и электронную форму. В последнем случае ПКО подписывается электронными подписями.

Если в приходном кассовом ордере ошибочно выделен НДС (проводки сделаны верно). В учете НДС не выделен. Может ли к такой ошибке придраться налоговая?

За нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций организации и (или) ее должностным лицам, грозит штраф. Размер штрафа составляет:

В споре основанием для привлечения организации к ответственности явилось неверное заполнение расчетно-кассовых ордеров. Суд также пришел к выводу, что в данном случае было допущено неправильное оформление первичных документов, а не их отсутствие (Постановление ФАС Уральского округа от 28.03.2007 № Ф09-2113/07-С2).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух».

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2013 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.*

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2.Ситуация: Как исправить ошибку в первичном документе

Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Статья: Можно ли исправлять ордера и платежки?

Отвечала Елена Позднякова, аудитор, консультант, действительный член и ведущий консультант ИПБРФ

«…В новом законе «О бухгалтерском учете» нет такого ограничения, как было в старом, о том, что запрещено исправлять кассовые и банковские документы. Вправе ли мы исправить ошибки, допущенные в кассовых ордерах и платежках?..»

Нет, исправлять эти документы компания не вправе. Несмотря на то что таких правил нет в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ, они определены иными актами. По-прежнему нельзя исправлять кассовые документы и платежные поручения. В отношении приходных и расходных кассовых ордеров это запрещает пункт 2.1 Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П. А в отношении платежек - запрет определен в пункте 2.4 Положения, утв. Банком России 19.06.12 № 383-П.*

У организаций и предпринимателей в ходе проверки также могут запросить:*

Внимание: организация (индивидуальный предприниматель) может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций.

К таким нарушения относятся:*

Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций организации и (или) ее должностным лицам, а также предпринимателю грозит штраф. Размер штрафа составляет:

- для должностных лиц (главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера для руководителя организации).
- акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста;
- распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ и использованных накопителей фискальной памяти;
- контрольные ленты ККТ на бумажном носителе или распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
- приходные и расходные кассовые ордера;*
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- авансовые отчеты по форме № АО-1;
- кассовую книгу по форме № КО-4;
- справку-отчет кассира-операциониста;
- сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке по форме № КМ-7;
- приказ о лимите остатка наличных денег;
- иные первичные документы, необходимые для проверки.
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов).
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц (главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера для руководителя организации), предпринимателей – от 4000 до 5000 руб.*

Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.

Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга

Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.

 

Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.

ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:

  1. в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
  2. возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
  3. оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
  4. в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
  5. снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.

Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

  1. Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
  2. Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
  3. Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
  4. Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
  5. Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
  6. В колонках "Дебет", "Кредит" прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
  7. В строке "Принято" указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
  8. Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку "Приложение". Они обязательно гасятся штампом "Получено" с указанием даты.
  9. Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине : она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
  10. "В том числе" — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: "Без НДС".

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ .

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

  • оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
  • оплата за выполненные работы по акту;
  • возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
  • внесение авансового платежа по договору;
  • возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
  • компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Если ПКО нет или он заполнен с ошибками

Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами , в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).

Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ , и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).

Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся.

Пример из судебной практики. (дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).

Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.